Redakce: Marie, můžete nám rozebrat hlavní položky z rozpočtu vaší poslední konference?

Marie Nováčková: Jasně. Celkový rozpočet byl 8,2 milionu korun. Největší částka šla na pronájem prostoru – kongresové centrum v Praze nás vyšlo na 1,8 milionu za tři dny včetně technického vybavení.

R: Co vás překvapilo během plánování?

M.N.: Catering. Počítali jsme s 850 korunami na osobu a den, nakonec to bylo 1 100 korun. Dodavatelé prostě zdražili amy jsme podcenili požadavky na vegetariánské a bezlepkové varianty. To byla další půl milion navíc.

Kde se dají ušetřit peníze

R: Kde jste naopak ušetřili?

M.N.: Grafika a tiskoviny. Místo externího studia za 180 tisíc jsme použili interního grafika. Vytiskli jsme jen 500 kusů programů místo 5000 – zbytek byl v mobilní aplikaci. Ušetřili jsme 95 tisíc.

Vždycky si nechte rezervu minimálně 15 procent. My měli 12 procent a nestačilo to.

R: Jaké další skryté náklady vás čekaly?

M.N.: Bezpečnost a zdravotní služba – povinné položky, které mnoho lidí zapomíná. 145 tisíc. Pak WiFi infrastruktura pro 5000 připojení – 220 tisíc. A pojištění akce, které nás stálo 87 tisíc korun.

R: Co byste příště udělali jinak?

M.N.: Víc času na výběrová řízení dodavatelů. Měsíc předem je málo, potřebujete alespoň tři měsíce na porovnání nabídek.